UDI har nå behandlet over 100.000 asylsøknader fra ukrainere siden 2022, mye takket være to teknologiske løsninger de kaller Auto og Robot. Ifølge etatens egne beregninger har automatiseringen spart direktoratet for 130 årsverk i arbeidet med førstegangstillatelser for kollektiv beskyttelse. Det melder Digi.no.

Teamleder Birgit Nestvold Singstad sier at de uten teknologien ville trengt langt flere ansatte for å håndtere søknadsmengden.

– Vi hadde muligens holdt på med søknadene fra 2022 eller 2023 fortsatt, sier hun. Til sammenligning ble det ansatt 350 ekstra årsverk under asylkrisen i 2015, da 30.000 flyktninger kom til Norge.

Ifølge UDI fungerer Robot som en saksbehandler i fagsystemet, mens Auto prosesserer data og vurderer vilkår gjennom en regelmotor. Nær 90 prosent av alle vedtak fattes gjennom automatisering, og 98 prosent av sakene blir behandlet i automatiserte prosesser før eventuelle avvik sendes til manuell behandling. Gjennomsnittlig ventetid er 14 dager, mens medianen ligger på halvannen dag.

Singstad peker på at tett samarbeid mellom fagpersonene og teknologiteamet har vært avgjørende for resultatene. Ansatte har måttet lære seg ny teknologi, forstå hvordan systemene fungerer og kommunisere tettere med utviklerne. Arbeidsoppgavene for saksbehandlere har i denne perioden beveget seg mot systemovervåkning, kontrollarbeid og behandling av mer komplekse saker.

Produktleder for robotteamet, Tina Erica Garthus, mener utviklingen gir saksbehandlere ny kompetanse.

– Vi får hele tiden høre at vi må endre oss fordi det blir mer digitalisering fremover, sier hun. Løsningene tilpasses fortløpende hvert lovendring som gjelder kollektiv beskyttelse.

Selv om andre grupper asylsøkere går gjennom en ordinær prosess, tror UDI at mye av erfaringen vil være nyttig dersom Norge igjen skulle få en større tilstrømming av mennesker som omfattes av kollektiv beskyttelse. Garthus understreker samtidig at regelverket kan variere mellom land, og at systemene derfor må kunne tilpasses nye situasjoner.